Praca hybrydowa w godzinie „zero”

Dzień dobry wszystkim. Witam w podcaście "Skrzydlaty HR". Tematem dzisiejszej rozmowy jest praca hybrydowa w godzinie zero, czyli w momencie, w którym dyskusję na temat najefektywniejszej formy świadczenia pracy, zamieniamy w czyny, dokonując faktycznego wyboru. Właściwie tego wyboru będą dokonywali i dokonują już w tej chwili pracodawcy. Wybór gościa w tej tematyce był dla mnie oczywisty. Witam Tinę Sobocińską, wieloletnią dyrektorkę personalną w korporacjach typu DHL, Schneider Electric, oraz PwC, wykładowczynię na Uniwersytecie SWPS, autorkę pierwszego w Polsce programu studiów podyplomowych na temat pracy hybrydowej i nowoczesnych biur, oraz strategiczną doradczynię HR w HR4future.

Dzień dobry. Dzień dobry wszystkim, którzy nas słuchają.

Dziękuję, że przyjęłaś się moje zaproszenie do rozmowy, Tina.

Zacznę od ciekawostki i spróbuję zaskoczyć Ciebie i naszych słuchaczy. Otóż nie wiem czy wiesz, czy wiecie, jaki jest czas powstania pracy zdalnej, która wówczas nazywała się telepracą. To jest rok 1973. I co ciekawe termin ten wymyślił amerykański naukowiec Jack Nilles, który był inżynierem uczestniczącym w planach podboju kosmosu przez NASA. Bardzo długo nikt nie chciał przetestować jego pomysłu w praktyce i dopiero w 1987 roku na taki pilotażowy program zdecydowała się administracja stanu Kalifornia i program ten zakończył się sukcesem. Z jednej strony oczywiście zmniejszyły się korki, ale z drugiej wpłynęło to przede wszystkim pozytywnie na standard oferowanych usług. Już wtedy wiedzieliśmy, że praca zdalna ma sens i że jest efektywna.

A potem przyszła pandemia i pokazała nam, że faktycznie świetnie sprawdzamy się również w takim modelu. Ostatnio przeprowadzone badania pracuj.pl wskazują że 26% pracowników deklaruje, że chciałoby wykonywać pracę wyłącznie w biurze, 14% w pełni zdalnie i aż 59% pracowników i kandydatów do pracy najchętniej wybrałoby pracę hybrydową. To są wyniki, z którymi również Ty masz do czynienia. Potwierdzasz, że faktycznie to są takie liczby.

Tak, tak, to jest rzeczywiście bardzo powszechne, że we wszystkich badaniach, które są prowadzone w ciągu ostatnich dwóch lat, grupa pracowników i liderów również w firmach, które są zadowolone z elastyczności i innych benefitów, które daje praca hybrydowa, jest bardzo wysoka. To jest też potwierdzone bardzo dużym udziałem pracowników, którzy uczestniczą w ankietach wewnętrznych, gdy pracodawca pyta jakie są ich preferencje, jakie są ich potrzeby.

Jeśli chodzi o wybór między pracą w biurze a pracą zdalną to okazuje się że ten model mieszany cieszy się największą popularnością. I wcale mnie to nie dziwi. Rzeczywiście tak jak wspomniałaś Moniko, telepraca nie jest zjawiskiem nowym. Sama uczestniczyłam jako członek zarządu w takich decyzjach przed laty, kiedy decydowaliśmy w jakich grupach ról i w jakich obszarach firmy praca zdalna będzie możliwa. Zastanawialiśmy się też na kolejnym etapie, jak zbudować politykę home office. Często w firmach wahaliśmy się czy 2 dni w miesiącu, czy 4 dni w miesiącu to jest dobry standard, żeby wprowadzić home office.

I faktycznie pandemia absolutnie ten dogmat złamała, czyli pokazała że możemy pracować zdalnie, efektywnie na bardzo dużą skalę. Badania Boston Consulting Group wskazują że ponad 80% pracowników umysłowych w Europie w trakcie pandemii pracowało zdalnie, podczas gdy przed pandemią to było niespełna 20%. Więc skala ogromna, nowe doświadczenia. Oczywiście praca hybrydowa, która ma też ten element elastyczności i pracy zdalnej pracy, pracy w biurze, wiąże się z wyzwaniami.

No właśnie. W teorii praca hybrydowa jest bardzo dobrym rozwiązaniem zarówno dla pracodawcy i pracownika. Z jednej strony łączy wzorce pracy biurowej sprzed pandemii z pracą zdalną z domu. Umożliwia osobistą współpracę, umożliwia budowanie zespołu, więc pogodzone są interesy dwóch stron zarówno pracowników, jak i menedżerów. Zwiększenie elastyczności, możliwość skoncentrowanej pracy w domu - chociaż z tą koncentracją w domu to chyba każdy ma inaczej. Jakie widzisz jeszcze korzyści z tego typu formy świadczenia pracy i współpracy?

Przede wszystkim patrząc z perspektywy firm, firmy doceniły bardzo to, że możemy w inny sposób wykorzystywać biura. Wiele firm patrząc na puste biura w okresie lockdownu i jednocześnie na wysokie rachunki, które są płacone za biura, doszły do wniosku, że właściwie można rzeczywiście te biura mocno przeorganizować. Stworzyć przestrzenie co-workingowe, zmniejszyć powierzchnie biur i nawet rosnąc w kolejnych latach, nie wynajmować tak dużych przestrzeni. Myślę, że ten element racjonalny, kosztowy jest ważnym argumentem, który w wielu firmach jest brany pod uwagę.

Dla pracowników z kolei, to jest bardzo ważne jeśli chodzi o dostęp do ciekawych pracodawców. I faktycznie rynek pracy, który też bardzo otworzył się w trakcie pandemii, i ku zaskoczeniu wielu wcale nie stanął w miejscu i wcale nie stał się rynkiem pracodawcy tylko odwrotnie, dał ogromne możliwości szczególnie pracownikom w technologiach. Technologie zwiększyły swoje zasięgi, bo kiedyś znane były firmy IT, a dzisiaj technologie są bardzo często core biznesem w wielu, wielu branżach. A więc jednym słowem kandydatom otworzyły się nowe możliwości. Pracodawcy też mają większy dostęp do talentów.

Wielu rekruterów odetchnęło z ulgą, że mogą rekrutować pracowników, którzy są poza ich siedzibami, poza ich biurami. Więc ten dostęp do ofert pracy, dostęp do ciekawych pracodawców ze strony pracowników jest na pewno też ważnym elementem. Plus oszczędność czasu bo wielu z nas doceniło że nie musimy już teraz codziennie poświęcać kilkudziesięciu minut do kilku godzin żeby przemieścić się do biura i robić właściwie to samo co robimy w domu. Więc jednym słowem korzyści jest sporo ale musimy się tego nowego charakteru pracy hybrydowej nauczyć.

To co wspomniałaś o rynku IT, pamiętam, bo przecież to było całkiem niedawno, jak próbowaliśmy przekonać pracodawców do tego, aby jednak pozwolili pracownikom szczególnie z branży z IT pracować zdalnie. Mogliśmy wówczas zwiększyć zasięg poszukiwań i wyjść poza województwo, a nawet wyjść poza kraj. Natomiast nie wszyscy byli otwarci, chociaż rynek IT myślę, że zdecydowanie bardziej niż inne branże. Jednak nadal były firmy, które ciągle mówiły - potrzebujemy zbudować stały zespół na miejscu, w biurze, czy to naszego klienta, czy u nas. Nie było takiego pełnego otwarcia.

W tej chwili sytuacja zmieniła się diametralnie, a powiedziałbym nawet, że może nawet trochę na niekorzyść rekruterów, bo z jednej strony faktycznie mamy otwarty cały rynek i możemy szukać kandydatów wszędzie. Z drugiej strony, do kandydatów docierają też rekruterzy z innych krajów proponując im pracę w zupełnie innej walucie, co jest dużo atrakcyjniejsze dla kandydatów. Wszystko ma swoje plusy i minusy, ale faktycznie rynek pracy stał się otwarty i to jest duża korzyść dla kandydatów ogółem, również poza IT. Jest mnóstwo ofert w tej chwili, nawet na samym LinkedIn, w których zaznaczone jest "praca hybrydowa" lub "praca zdalna".

Dokładnie, i ten element pracy hybrydowej, elastyczności i autonomii jest też bardzo dużą przewagą firm, które oferują pracownikom, kandydatom takie możliwości. Czyli kandydaci mają dostęp do szerokiego rynku pracy. Z jednej strony rekruterzy sami potwierdzają, że jednym z pierwszych pytań nie tylko w IT tak jak wspomniałaś, jest pytanie o możliwość hybrydowego modelu pracy, o możliwość takiego wyboru.

Firmy, które oferują takie rozwiązania są w tym momencie absolutnie w czołówce. Chociaż też bardzo dużą zmianę stanowi sama percepcja pracowników, którzy dzisiaj już po tym okresie pracy zdalnej, która dzisiaj może być znacznie bardziej elastyczna i łączyć ze sobą te bezpośrednie kontakty w biurze, sami mają takie poczucie, że to już nie jest dzisiaj benefit. To jest prawo pracownika. I ci pracodawcy, którzy to rozumieją, którzy w ten sposób traktują ten model pracy hybrydowy, na pewno mogą liczyć na znacznie większe zainteresowanie zarówno kandydatów, jak i szansę na to, że zostaną u nich talenty, które już w tych firmach są. Bardzo duże znaczenie mają też inne aspekty, które możemy pokazywać pracownikom i przyszłym pracownikom. Nie tylko wynagrodzenia, które rzeczywiście w tym momencie są tematem szalenie trudnym dlatego, że konkurencyjność jest ogromna.

Rzeczywiście oferty, które przychodzą też z zagranicy w innych walutach, na pewno są bardzo dużym i atrakcyjnym elementem, który przyciągać może wielu. Ale pozostają jeszcze inne rzeczy, którymi na pewno mogą bardzo dobrze grać pracodawcy. Elementy ważne takie jak kultura firmy, bo bardzo często praca hybrydowa jest związana też po prostu z zaufaniem, które mamy do ludzi ufając im, że pracując w innym miejscu niż biuro, też pracują bardzo dobrze. Jest szereg różnych elementów, które dzisiaj możemy potraktować jak te, które przyciągają i zatrzymują talenty, oprócz wynagrodzenia. Nad tym też warto pracować.

Widzę że działy HR, zespoły HRowe robią bardzo dużo, żeby pokazać taką nową odsłonę oferty dla pracowników, takiego nowego employee experience, dostosowując i elementy onboardingu do hybrydowego modelu pracy, przyglądając się benefitom, bo pandemia nas też nauczyła jak ważne jest zdrowie psychiczne, jak warto jest o nie dbać. Firmy robią bardzo dużo, żeby dać pracownikom szeroką ofertę nie tylko związaną z odpowiedzią na różne wyzwania związane z napięciami, lękami, presją, radzeniem sobie ze stresem, ale też dużo oferują w zakresie prewencji w tym zakresie.

Kolejna rzecz to jest też to, że nabywamy nowych umiejętności. W tych firmach, które dają nam możliwości, żeby się uczyć tego jak organizować spotkania, jak włączać różnych uczestników, to czego dowiedzieliśmy się o sobie w czasie pandemii to, że jesteśmy trochę innymi ludźmi, mamy trochę inne w tym momencie spojrzenie na świat. Doceniamy to co się poza pracą dzieje się w naszym życiu i patrzymy myślę inaczej na nas jako ludzi w organizacji. Potrzebujemy kontaktów z zespołem, zastanawiamy się jak dobrze zorganizować spotkanie, żeby wszyscy zarówno ekstrawertycy, jak i introwertycy mogli się wypowiedzieć. Tych nowych umiejętności jest bardzo dużo. Ja mam takie poczucie, że wkrótce w naszych CV powstaną dodatkowe elementy, które być może zastąpią znajomość MS Office, które będą właśnie związane z umiejętnościami pracy w środowisku hybrydowym.

Nawiążę do tego co powiedziałaś a propos oferowania pracy zdalnej bądź hybrydowej przez pracodawców. Wczoraj dosłownie przeczytałam artykuł w Biusiness Insider i tutaj zacytuję: "Pracodawca, który doda do oferty możliwość pracy zdalnej, może liczyć na co najmniej dwukrotnie więcej CV. Odsetek ofert pracy uwzględniających możliwość pracy spoza biura wzrósł pięciokrotnie względem lutego 2020. I to potwierdzają też dane portalu Just Join IT.

To jest niesamowita zmiana, ale to mówi też coś pracodawcom, że to zaufanie, o którym wspomniałaś jest super istotne, że kandydaci, pracownicy oczekują tego zaufania, a nie zakładania z góry, że skoro będę pracował częściowo z domu, to na pewno będę pracował mniej.

Tak, i to zaufanie musi być z jednej strony takie bardzo autentyczne, ale też związane z przygotowaniem organizacji. Nie chodzi tylko o mindset o liderów, którzy tutaj mają na pewno bardzo ważną rolę, bo oni na co dzień pracują ze swoimi zespołami. To zaufanie jest też elementem takim, które od nich głównie płynie, ale też od pierwszego kontaktu z firmą, kiedy mamy rekrutację i widzimy, że ten proces jest dobrze zorganizowany. W wielu firmach, dzisiaj tak wyglądają rekrutacje, że pierwsze etapy tzw. krótka lista powstaje online, a potem już spotykamy się z tymi finalnymi kandydatami bezpośrednio. Zapraszamy ich do biura już dzisiaj, kiedy jest bezpiecznie pod kątem pandemii. Jednym słowem, w każdym etapie takiego cyklu życia pracownika, warto się zastanowić, jak tę hybrydę możemy dobrze wkomponować. Patrząc na szkolenia, to nie znaczy dzisiaj, że wszystkie szkolenia muszą być stacjonarne, albo że wszyscy uczestnicy muszą być stacjonarnie. Warto do swojego katalogu szkoleń dodać, podobnie jak do ogłoszeń rekrutacyjnych, informację czy to jest szkolenie online, czy to jest szkolenie hybrydowe, czy też szkolenie stacjonarne, kierując się jak najlepszą efektywnością.

Natomiast są również ciemne strony hybrydy. Czytałam, że z każdym kolejnym miesiącem 2021 roku pracownicy stają się coraz mniej entuzjastycznie nastawieni do hybrydy. Optymizm wśród pracowników zastąpiło poczucie zmęczenia. Jeden z nagłówków na BBC, który przeczytałam, mówi: "Praca częściowo zdalna, częściowo biurowa, została okrzyknięta pracą przyszłości." Jednak w tej hybrydowej konfiguracji nie wszyscy czują się komfortowo, a nawet niektórzy pracownicy twierdzą, że nigdy nie byli tak zmęczeni.

Jedna z firm - TinyPulse, przeprowadziła badanie wśród pracowników na całym świecie. Rozmawiali z tysiącem pracowników, z czego 72%z nich zgłosiło wyczerpanie pracą hybrydową. To prawie dwukrotnie więcej niż w przypadku w pełni zdalnych pracowników, a także więcej niż w przypadku pracowników, którzy w pełni pracują z biura. To jednak o czymś mówi.

Ja myślę że to wszystko zależy. Zależy od tego jak firma przygotowuje model pracy hybrydowej. Bo piękno naszego świata jest takie, że tu nie ma jednej recepty. To nie jest tak, że można skopiować sobie rozwiązanie, które będzie odpowiadało wszystkim. Praca hybrydowa musi być dostosowana do konkretnej firmy.

I tutaj widzę z perspektywy swoich doświadczeń pracy z różnymi firmami, że bardzo dobrze sprawdza się takie podejście kiedy zarząd wyznacza pewien framework, pewne zasady ogólne, które potem są dostosowywane przez menadżerów do konkretnych ról i do konkretnych zespołów. A na tym jeszcze warto się przyjrzeć indywidualnym sytuacjom, indywidualnym potrzebom, bo w zespołach możemy zarówno znaleźć takie osoby, przy założeniu że pracujemy hybrydową, które będą się czuły lepiej w biurze i będą bardzo chętnie do tego biura przychodziły, bo nie mają warunków do pracy w domu, bo po prostu lubią pracować w otoczeniu gdzie cały czas coś się dzieje, gdzie jest więcej ludzi. Potrzebują tego takiego społecznego zasilania swoich baterii. Takie osoby też mogą być i one bardzo chętnie będą przychodziły regularnie do biura. Mogą być takie osoby, które właśnie zdecydowanie wolą częściej pracować w domu i mają ku temu dobre warunki i to wcale nie wpływa na ich efektywność.

Myślę że ta elastyczność będzie i jest cały czas ważna, więc czasami zmęczenie może wynikać z tego, że ten system jeszcze nie jest do końca przetestowany. I uważam, że ta zmiana to nie jest zmiana łatwa i to nie jest zmiana szybka. Zatem wdrożenie takiego hybrydowego modelu pracy wymaga też nie tylko dobrego przygotowania, przetestowania, zbierania w wieku od osób, które w ten sposób pracują, dostosowywania. To też jest projekt dużej zmiany, dużej transformacji. I myślę że taki czas co najmniej 12 miesięcy jest potrzebny, żebyśmy pracując regularnie nad tą zmianą, dostosowując i dając wsparcie menedżerom, pracownikom poprzez różne kompetencje, ale też platformę wymiany doświadczeń, żebyśmy po prostu dali sobie na to czas i i pracowali nad tą zmianą. Ona się nie powinna wydarzyć sama sobie.

Druga kwestia, to dostosowanie do tego modelu i do tego tego stylu pracy, do innych narzędzi, które mogą nas w tym wspierać czyli np. technologii. Myślę, że jeżeli będziemy przyjaźnie podchodzić nastawieni do technologii, które możemy wykorzystywać na różnych poziomach firmy, gdzie możemy robić bardzo skalowalność wydarzenia i w ten sposób włączać pracowników, żeby oni po prostu wiedzieli co się w firmie dzieje.

W wielu firmach, w ostatnich dwóch latach, znacznie lepsza była komunikacja niż wcześniej, bo trudno sobie wyobrazić spotkanie firmy gdzie zapraszamy 3 tysiące pracowników. Natomiast taki webinar, który może połączyć wszystkich w tym np. zarząd i i możemy dowiedzieć się co się w firmie dzieje, jest już możliwy dzięki technologiom. Wykorzystanie maksymalne takich rozwiązań, które mogą sprzyjać, jest na pewno drugim takim elementem sukcesu wdrożenia pracy hybrydowej. Tak jak powiedziałam, jak każdej innej zmiany.

Natomiast to co mówisz wskazuje wyraźnie, że bardzo istotna jest właśnie komunikacja pomiędzy nawet nie firmą, a pracownikami, ale liderami i członkami zespołów, ponieważ każdy z zespołów w ramach jednej organizacji może pracować jednak troszeczkę inaczej. W artykule, który zacytowałam, w artykule BBC, podano skrajny przykład. Firma wyznaczyła wtorki i czwartki na pracę zdalną, a poniedziałki środy i piątki na pracę biurową. Wyobrażasz sobie, że pracownicy każdego dnia pakowali swój sprzęt, żeby go przenieść w inne miejsce. Przez to zabrakło przywiązania do miejsca pracy, bo pracownik był cały czas wyrwany, nie miał żadnej ciągłości miejsca pracy. To dla wielu osób jest istotne. Wydaje mi się, że zabrakło tam właśnie komunikacji, zapytania pracowników w jakim modelu pracy czują się najlepiej i pracują najefektywniej, i pewnie dla każdego zespołu ten idealny model będzie wyglądał troszeczkę inaczej.

Tak, ta siła zespołu jest tutaj bardzo ważna, bo rzeczywiście tak jak wspomniałam, ważne jest to, żeby w firmie istniał jakiś system, jakiś framework. Natomiast jak on zostanie potem zastosowany czy np. dwa dni w tygodniu, czy to w konkretnym zespole będzie najlepiej zorganizować właśnie tak jak wspominasz w przykładzie, wybierając wtorek i czwartek, czy też menedżer stwierdzi, że będzie to jeden dzień w tygodniu, a zespół zadecyduje, że drugi dzień będzie elastyczny.

Poza tym menadżerowie, liderzy często mają takie duże wyzwanie, które jest bardzo ważne we wdrażaniu modelu pracy hybrydowej, żeby nie tylko skupić się na własnym zespole, ale też zapewnić dobrą współpracę międzyzespołową. W tym bardzo pomagają takie cross-zespołowe projekty. I tutaj na pewno też jest ważna elastyczność, bo już trudniej jest odgórnie zdecydować kiedy zespół projektowy ma się spotykać. Sądzę, że siła zespołu jest ogromna i rzeczywiście zdelegowanie takiej odpowiedzialności na przygotowanie sobie nawet takich zasad na poziomie zespołu, czy tych zasad, które mogą nam pomagać w firmie jest bardzo pomocne.

Oddanie przez lidera zespołu odpowiedzialności swoim pracownikom - bo bardzo często jest tak, że liderzy są bardzo przeciążeni i bardzo przepracowani, i jeżeli słyszą jeszcze, że mają zorganizować w zespole pracę hybrydową, to już wtedy zaczynają się do niej nastawiać negatywnie, bo to jest duży kolejny temat, duża kolejna zmiana. Natomiast jeśli zaproponują swojemu zespołowi, żeby w ramach spotkania wypracował takie zasady, które dla członków zespołu jako one-team będą dobre, będą zapewniały też taką elastyczność, która umożliwi zespołowi momenty wspólne nie tylko pracy, ale np. wspólne lunche, które staną się zwyczajem i spowodują że praca i przyjście do biura będzie miało nowy sens, to jest to zdecydowanie rzecz, która się sprawdza. Rozmowy z zespołem, praca zespołowa i ustalenie takich zasad, które również nie są takie zero-jedynkowe i opisują każdą sytuację, która może mieć miejsce, ale pozwalają zespołowi wypracować coś co będzie mu służyło, a potem testować. Testy i takie momenty kiedy umawiamy się że za miesiąc, trzy miesiące sprawdzimy jak to działa, zbierzemy feedback, powodują, że możemy po prostu dostosowywać i doskonalić te metody pracy.

Jakie są Twoje obserwacje rynku pracy w Polsce? Czy w Twojej opinii pracodawcy w mądrze przygotowują się do rozpoczęcia pracy hybrydowej? Czy we właściwy sposób podchodzą w ogóle do tematu przygotowań?

Wiele firm już ma ten etap ze sobą. Już zakomunikowała pracownikom wręcz, że praca hybrydowa z nami zostanie i przygotowała też grunt pod to, tworząc zespoły projektowe, cross-funkcyjne, wprowadzając różne rozwiązania technologiczne jak np. aplikację do zarządzania przestrzenią biurową. Myślę, że takie firmy są już do przodu i one też są na etapie cały czas zbierania feedbacków, testowania i badania tych rozwiązań. Są takie firmy, które jeszcze nad tym pracują i myślę, że mogą też czerpać z doświadczeń tych bardziej zaawansowanych firm. Ja wszystkie firmy zachęcam do tego, żeby dzielić się doświadczeniami, i żeby mówić o lekcjach, które do tej pory wyciągnęły z tej zmiany.

Ale są też oczywiście takie organizacje, które traktują albo czas pracy zdalnej jako część przejściową i pracę zdalną jako rozwiązanie kryzysowe, mimo tego, że sprawdziło się w okresie pandemii. Bądź też mają jeszcze duże wyzwanie z tym, żeby odpuścić poczucie kontroli i i trochę takie polskie kulturowo podejście hierarchiczne, że jednak jak jestem w biurze to znaczy, że jestem kimś ważny, mam swoje zadania, mam ten czas bardzo wypełniony. Myślę, że to jest taka praca jeszcze do wykonania. I oczywiście te firmy, które decydują, że nie będą pracowały hybrydowo mimo tego, że pracowały w czasie pandemii zdalnie. Myślę, że podejmują ryzyko i warto, żeby się przyglądały rynkowi pracy, bo tak jak wspomniałaś, kandydaci pytają o pracę hybrydową. Pracownicy chcą pracować hybrydowo tam gdzie ta praca się sprawdziła, chcą mieć elastyczność. Jednym słowem myślę, że rynek jest w trakcie tej zmiany i mam nadzieję, że ci pracodawcy, którzy się nie zdecydowali jeszcze na takie rozwiązanie, być może będą w przyszłości weryfikować swoją decyzję.

Zanim przejdziemy do tego jak zachęcić pracowników do powrotu do biur, mam jedno pytanie dotyczące dyskryminacji. Czy w modelu hybrydowym istnieje niebezpieczeństwo dyskryminacji? Pytam o to, ponieważ gościem "Skrzydlatego HR" był wcześniej mecenas Sławomir Paruch, z którym ten temat omawialiśmy. I co moim zdaniem mecenas słusznie zauważył, to że pracownicy, którzy będą pracować z biura mogą być preferowani przez swoich menedżerów, a nawet w pewnym stopniu promowani ze względu na to, że będą budowali jednak dużo lepsze relacje. Bo te relacje zawsze będą lepsze, jeśli będą budowane osobiście. Tym samym, rozpocznie się dyskryminacja pracowników zdalnych, których menedżerowie widują rzadko, nie piją z nimi kawy, nie mijają się w korytarzu, nie mają kontaktu bezpośredniego. Czy Twoim zdaniem to faktycznie może mieć miejsce? Podejrzewam że tutaj duża rola z jednej strony liderów, ale również HRu, żeby odpowiednio reagować. Natomiast to może się dziać powiedziałabym wręcz podświadomie?

Uważam, że to jest bardzo realne ryzyko i dobrze, że o tym już teraz mówimy, bo wprowadzając nowy model pracy hybrydowej uczymy się też nowych nawyków i budujemy swój mindset, więc warto o tym mówić. Warto na pewno uczulać menedżerów w trakcie szkoleń, nie tylko z prawa pracy, ale też różnych szkoleń, które prowadzimy najczęściej. wewnętrznie jako HR przygotowując menedżerów do procesu - do procesu podwyżkowego, procesu ocen rocznych.

Warto na pewno o tym mówić i budować taką świadomość, że pracownicy powinni mieć podobny dostęp do różnych możliwości. Podobny dostęp do szkoleń, podobny dostęp do komunikacji, która dotyczy tego co się w firmie, czy w zespole dzieje. Absolutnie uważam, że temat jest istotny. Warto nad tym pracować. Warto to bardzo jasno nazywać po to, żeby unikać tego rodzaju błędów i żeby rzeczywiście pracownicy na różnych etapach swojego doświadczenia w firmie, mieli takie poczucie, że są podobnie traktowani. Dlatego ja też zachęcam bardzo, wszystkich, żeby jeżeli umawiamy się na jakiś model pracy hybrydowej, to żeby wszyscy w tym modelu pracowali łącznie z zarządem, żeby HR również pracował w modelu hybrydowym, z dwóch powodów.

Po pierwsze w ten sposób dajemy przykład innym, czy jesteśmy takim role model, a jesteśmy bardzo często obserwowani przez tę organizacje, więc zarząd, w tym, HR też wytycza pewne pewne przykłady i pokazuje postawę. Po drugie, wskazujemy w ten sposób, że praca zdalna i praca w biurze ma taką samą wartość. A może dodam jeszcze trzeci argument, że jesteśmy dzięki temu też doświadczeni. Mamy to doświadczenie, które nam pokazuje, że dzień przepracowany zdalnie też jest często bardzo intensywnym dniem pracy. Jednym słowem zachęcam, żebyśmy również poprzez to doświadczenie i edukację dbali o to, żeby praca hybrydowa służyła nam wszystkim.

Przechodząc teraz do zachęty, której szukamy, której szukają pracodawcy, aby przekonać pracowników do powrotu do biur. To co mówią pracownicy to - po co zmieniać pracę zdalną? Jaki jest powód, dla którego mielibyśmy w ogóle wracać? Według badań które przeprowadził Microsoft 38% pracowników pracujących w systemie hybrydowym twierdzi, że największym wyzwaniem jest dla nich wiedza kiedy, i w jakim celu, mają pojawić się w biurze. Ale podobno niewiele firm, bo nawet niecałe 30% wprowadziło takie umowy zespołowe, które jasno określają nowe normy. W związku z tym no właśnie - po co?

Tak, to "po co?" jest bardzo ważnym pytaniem, a właściwie najważniejszym - jaki jest nowy sens? Po co mamy się w biurze spotykać? Wiem, że w wielu firmach na samo hasło "powrót do biur" zaczynają się już gorące dyskusje. Niektóre firmy radzą sobie w ten sposób z tym wyzwaniem, że nie mówią w ogóle o powrotach do biur, tylko o tym, że będziemy pracować hybrydowo, co oznacza, że część pracy wykonujemy w biurze, część wykonujemy zdalnie. Jest to jeden ze sposobów, żeby tak nie gloryfikować, nie odstraszać tymi biurami. Z drugiej strony, firmy radzą sobie w ten sposób, żeby wspólnie z zespołami określić to "why?". To jest tak naprawdę szereg różnych argumentów.

Przykładem jest wprowadzenie nowego pracownika do firmy. Wiele osób, które zaczyna pracę w firmie, potrzebuje poczuć kulturę firmy, poczuć, że są w zespole, poznać inne osoby, które są ich współpracownikami, poznać inne działy w firmie. Jednym słowem, wiele firm po doświadczeniach pracy zdalnej i onboardingu zdalnego stosują takie podejście, żeby jednak w okresie wdrożenia nowej osoby, ta osoba częściej bywała w biurze. Bardzo często też młode osoby - to też jest ciekawe, że osoby z młodej generacji bardzo często mówią, że one chcą bywać w biurze, bo dzięki temu mogą się od innych uczyć i mogą też nawiązywać relacje społeczne, które są na tym etapie ich życia bardzo ważne.

Więc to nie jest absolutnie tak, że nie ma argumentów. Jeżeli zapytasz każdy zespół, to myślę, że znajdzie argumenty związane z tym, że po prostu chcemy czasami pobyć ze sobą, chcemy ze sobą popracować. Są też badania, które wskazują, że praca nad pewnymi problemami i burze mózgów są bardzo efektywne wtedy, kiedy się od czasu do czasu spotykamy, zwłaszcza w takich zespołach cross-funkcyjnych. Także argumentów jest naprawdę dużo.

Firmy przygotowują też pewien rodzaj odświeżenia biura. Niektóre wykorzystują ten etap pracy hybrydowej i doświadczenia wynikające z pandemii i tych pustych biur do tego, żeby się przeprowadzić. Przeprowadzka zawsze jest szansą na to, żeby zbudować biuro w oparciu o nowe standardy, o nowe trendy, o nowe technologie. I jest wiele przykładów firm, które w ten sposób przyciągają pracowników. Oczywiście nie każda firma ma szansę, żeby zmienić lokalizację, ale nawet jakieś drobne odświeżenie w biurze spowoduje, że po prostu będzie nam miło do tego biura zajrzeć.

Ja jestem zwolenniczką tego, żeby absolutnie nie zmuszać i robić to na miękko, żeby zachęcać, zapraszać, robić jakieś elementy takiej kreatywnej nowej odsłony. Zespoły HRowe, czy zespoły, które zajmują się eventami w firmie, mają bardzo dużo pomysłów, więc jestem przekonana, że można zrobić coś takiego, jak takie nowe otwarcie biura. Oczywiście są też przykłady w Stanach, gdzie w Dolinie Krzemowej są wręcz koncerty wielkie, które mają zachęcić do tego, żeby do tych biur wejść i zobaczyć, że one są przyjazne, że one na nas czekają i że dobrze jest tam od czasu do czasu się spotkać. Pomysłów i argumentów jest sporo.

Najważniejsze, żeby to była forma takiej otwartej komunikacji związanej z naszymi planami, żeby nie zaskakiwać pracowników, bo bardzo często te momenty powrotu do biura też są związane z tym, że na przykład ktoś, kto wie, że będzie częściej w tym biurze niż w trakcie ostatnich dwóch lat, potrzebuje wynająć mieszkanie. I to są często takie decyzje życiowe, więc dobrze jest to przewidywać, komunikować pracownikom jakie mamy plany z wyprzedzeniem, zachować elastyczność wtedy, kiedy są jakieś sytuacje indywidualne. I moim zdaniem, taka otwarta komunikacja z elementami kreatywności i przygotowanie się na to nowe otwarcie, powinna absolutnie zabezpieczyć to, że temat rozpoczęcia pracy w tym nowym modelu, gdzie też spotykamy się od czasu do czasu w biurze, czy częściej w biurze bywamy, nie powinien być problemem.

Chciałabym jeszcze wrócić do tego co powiedziałaś przed chwilą a propos re-aranżacji, bo to się faktycznie dzieje. W ostatnich dwóch latach wiele firm się na to zdecydowało. Nawet przestrzeń, w której w tej chwili my jesteśmy, była również odświeżona. I powiem Ci, że jak weszłam tu po tej pierwszej fali pandemii, kiedy przyszłam pierwszy raz do biura, naprawdę poczułam taką zupełnie inną energię. To naprawdę daje takiego niesamowitego kopa i motywację do tego, żeby znowu tutaj przychodzić, bo ugrzęźliśmy trochę w domach. Zrobiło się nam tam całkiem miło, ciepło i przyjemnie. Brakuje nam ludzi, ale z drugiej strony wszystko mamy pod ręką. Wiele rzeczy możemy załatwić sobie w ciągu dnia, jednocześnie pracując.

Tutaj tylko odmalowano troszeczkę ściany, dokonano pewnej re-aranżacji w częściach wspólnych. Natomiast ta zmiana, tak naprawdę diametralnie wpłynęła na motywację do tego, żeby wrócić. Dla mnie to było takie zaproszenie - przyjdź do nas ponownie, napijmy się razem kawy, usiądźmy razem przy stole, porozmawiajmy. I nagle przypomniałam sobie o tym wszystkim czego mi brakowało, a co gdzieś tam już było naprawdę uśpione. Dlatego myślę, że to jest naprawdę dobry pomysł.

Natomiast te zmiany w biurach, one często nie dotyczą tylko zmiany koloru ścian, one idą dużo dalej. Firmy dbają o to, żeby było miejsce do pracy zespołowej, żeby było miejsce do pracy cichej, w samotności, bo niektórzy przyzwyczailiśmy się do tego i tego właśnie oczekujemy. Są też hot deski z możliwością rezerwacji. Jest dużo różnych nowych funkcjonalności, prawda?

Myślę, że to jest bardzo dobre wykorzystanie tych pięciu minut w wielu firmach na to, żeby wprowadzić nowe rozwiązania. Wsłuchać się, wczytać się w nowe trendy. Technologie nie tylko mogą nam teraz umożliwić lepszą organizację pracy w biurze, przy elastyczności oczywiście, że akceptujemy formę hot-desków, czy flexi-desków. Ta nowa nazwa, jest też takim trochę odczarowaniem tego, czego często nie lubimy, czyli takiego pozbycia się własnego miejsca pracy. Natomiast jeżeli popatrzymy na to z perspektywy tego, że dzięki zmianom w biurze i wspomnianym przez Ciebie na przykład cichym pokojom, możemy też przejść do takiego miejsca gdzie potrzebujemy koncentracji, potem wejść do sali gdzie możemy w kolorowych barwach pracować kreatywnie i tak naprawdę wszystko można zrobić tego samego dnia, Nagle się przekonujemy, że wcale to jedno biurko dla nas przez cały czas, nie jest tak istotne. Zatem technologie są bardzo ciekawą, nową odsłoną, która jest do wykorzystania.

Poza tym technologie też bardzo szybko się rozwijają. Pojawiło się dużo startup'owych rozwiązań, które pomagają nam w organizacji efektywnego czasu pracy w biurze i na przykład te technologie dzisiaj już w jakimś zakresie, ale myślę że to będzie bardzo się rozwijało, będą wskazywały dzięki danym, jak poruszamy się w przestrzeni biurowej, które przestrzenie rzeczywiście nam służą.

Ci pracodawcy, którzy inwestują teraz w nowe przestrzenie biurowe, już wiedzą, że one powinny być bardzo elastyczne po to, żeby w ciągu najbliższych lat, a kontrakty na wynajem biura często są właśnie kilkuletnie, żeby można było tą przestrzeń na bieżąco dostosowywać. To jest ogromna szansa. Poza tym ten przykład, który podałaś Moniko, że przychodzimy do biura po długiej przerwie i nagle się okazuje, że to biuro jest tak fajne i tak dobrze tutaj być, i możemy spotkać tyle osób, działa fantastycznie na zasadzie szeptanego marketingu. Bardzo często jest tak, że potem ci pracownicy, którzy już przyszli, mówią o tym swoim kolegom i koleżankom i wręcz zachęcają ich do przyjścia i to się po prostu staje takim dobrym elementem zachęcającym.

Rzeczywiście sam fakt, że jesteśmy dzisiaj bardziej świadomi tego, że w biurach ważna jest zieleń, która w pewnym momencie mam wrażenie, że zniknęła z naszych biur, teraz znowu się pojawia. Ważna jest akustyka, ponieważ te dwa lata pracy w domu, oczywiście były momenty przesilenia i każdy, albo większość z nas tego doświadczyła, gdy pracowaliśmy z dziećmi w mniejszych mieszkaniach. Niemniej jednak, w momencie kiedy już się oswoiliśmy z tą sytuacją pracy w domu, często przychodząc do biura orientujemy się, że taki hałas który przestał nam już towarzyszyć, zaczyna nam przeszkadzać. W nowoczesnych biurach pojawiają się takie elementy, które bardzo dbają o nasz komfort pracy, efektywność pracy.

No i oczywiście pojawiają się też rozwiązania, które ja uwielbiam, czyli takie rozwiązania proekologiczne. Na przykład, okazuje się, że meble, które zabraliśmy ze starego biura po drobnym odświeżeniu, dzięki technologiom, które teraz na to pozwalają, stają się jak nowe, a przy okazji nie wyrzucamy ich nie oddajemy, tylko możemy nadać im drugie życie. Uważam, że dobrym trendem jest też to, że zaczynamy pracować z ekspertami. Zaczynamy wykorzystywać dane naukowe, sięgamy do neuro-nauki, żeby stworzyć takie środowisko pracy, w którym naprawdę będziemy pracować efektywnie. Każdy znajdzie dla siebie przestrzeń, każdy będzie się dobrze czuł.

Porozmawiajmy jeszcze o zarządzaniu zespołem hybrydowym. Troszeczkę już o tym powiedziałyśmy wcześniej, ale chciałabym pogłębić temat menedżerów firm, które nie godzą się na pracę zdalną, nawet częściowo. Czego się obawiają? Z jednej strony to jest brak kontroli. Znalazłam badania, znowu Microsoft, który wiele obszarów bada wnikliwie. 58% menedżerów obawia się, że nie będzie osiągało zakładanych wyników, jeśli nie wróci praca face to face z członkami zespołu, szczególnie w obszarze tematów sprzedażowych. Czyli nadal pokutuje myślenie, że jeśli nie mam człowieka obok, to nie będę w stanie nim zarządzić? Ale to już jest kwestia być może kompetencji, nad którymi warto byłoby popracować?

Na pewno to jest kwestia mindsetu, nastawienia, kompetencji, zmiany w ogóle, bo każda zmiana wiąże się z pewnym wysiłkiem. Myślę, że te obawy menedżerów są dosyć powszechne. Przede wszystkim obawa o efektywność w dłuższym okresie, bo na razie mówimy, że to się sprawdza i model pracy hybrydowy, elastyczny, często przynosi jeszcze lepsze efekty. Ale ci, którzy nie ufają, mogą powiedzieć, że zobaczymy jak to będzie wyglądało w dłuższej perspektywie. Liderzy obawiają się też często tego, że zespoły odklejają się od firmy, że łatwiej zmienić pracę, czy też trudniej zauważyć pewne symptomy tego, że ktoś traci zaangażowanie, wtedy kiedy nie widzimy tej osoby na co dzień.

Uważam, że na to wszystko praca hybrydowa jest rozwiązaniem dlatego, że cały czas pamiętajmy o tym, że w ramach pracy hybrydowej my też się spotykamy. Zatem jest szansa na to, żeby z tymi zespołami być, żeby z każdym indywidualnie się umówić. Są nowe formuły, które się sprawdziły i które moim zdaniem pozostaną też u wielu liderów praktyką. Na przykład "walking meetings", wtedy kiedy możemy umówić się na spotkanie, wyjść gdzieś poza biuro i porozmawiać na różne temat w takiej formule.

Jednym słowem są obawy. One często wynikają z tego, że jeszcze nie wszyscy się przekonali do takiego charakteru pracy. Dlatego też myślę, że przykłady tych firm, które tak pracują i liderów którzy mówią 'to się sprawdza', są bardzo ważne i niech one brzmią z różnych stron. Natomiast zdecydowanie szkolenia, warsztaty dla menedżerów, czy też takie platformy, które można tworzyć w firmach - i tutaj widzę dużą rolę HRu, nawet nie w roli eksperta, który ma znać odpowiedzi na wszystkie pytania, ale takiego facilitatora, który może stworzyć platformę, gdzie liderzy mogą ze sobą rozmawiać. Mogą też dzielić się doświadczeniami eksperci z zewnątrz, którzy pokazują pewne trendy i rozwiązania na rynku. Być może przekona to tych, którzy są jeszcze nie przekonani. Dla tych, którzy potrzebują jeszcze doświadczenia i wiedzy jak sobie z tym radzić, to będzie pomoc. A przede wszystkim taki peer-to-peer coaching myślę że będzie bardzo praktycznym rozwiązaniem na tego typu wątpliwości.

A jakie błędy popełniają najczęściej liderzy zarządzający zespołem, który pracuje w modelu pracy hybrydowej?

Ja obserwuję na razie przede wszystkim, takie pozostawienie tego tematu samemu sobie. Czyli, że to się ułoży, albo że ktoś z góry, albo ktoś z HR u powie nam jak mamy to robić. Mówiłyśmy o sile zespołów i jestem przekonana, że jeżeli lider zaangażuje w to zespół i ustali nowe zasady pracy z zespołem, to zdecydowanie będzie to lepiej działało, niż na pewno pozostawienie tego tematu samemu sobie.

Poza tym często też liderzy, którzy nie ufają takiemu elastycznym modelowi pracy, szukają powodów, żeby tego nie robić. I myślę, że rozglądając się dookoła, jeżeli to się sprawdza u innych liderów, to jest to argument, żeby nie kwestionować faktu, że praca zdalna nie jest pracą, która jest efektywna. I tutaj myślę nie tylko o efektach takiej codziennej pracy, ale przede wszystkim o tym, że jeżeli ktoś pracuje zdalnie, to prawdopodobnie część czasu spędza na spacerze z psem, czy idąc po dziecko do przedszkola. To bardzo różnie dzisiaj wygląda w firmach. Są firmy, które tworzą taką kulturę, która absolutnie to akceptuje. Nawet niektórzy liderzy zachęcają pracowników, żeby w trakcie dnia robili sobie przerwy, żeby wychodzili na zewnątrz, żeby korzystali też z takich momentów odpoczynku, bo pracują bardzo intensywnie i to jest po prostu efektywne. Myślę, że tutaj błędy będą jeszcze pewnie popełniane przez nas wszystkich, bo się uczymy i ten się nie uczy, kto nie popełnia błędów.

Ten proces jest bardzo intensywny i to co uważam się wydarzyło pozytywnego w ciągu ostatnich dwóch lat, to przede wszystkim to, że jako liderzy nauczyliśmy się mówić, czy czegoś nie wiemy i dawać sobie przestrzeń na to, żeby też mówić, że nie zawsze to jest dobry moment na to, żeby podjąć się jakiegoś tematu. Wobec tego dajemy sobie też szansę na to, żeby być ludźmi w tym wszystkim. Dajemy sobie szansę, żeby się uczyć. Dajemy sobie szansę, żeby pewne tematy dyskutować, albo nawet wracać do nich, nawet jeżeli wydaje się, że decyzje są podjęte.

Mam nadzieję, że wszystkich nieprzekonanych liderów przekonają przypadki i doświadczenia tych, którzy cenią sobie ten model pracy i po prostu będą potrafili się w nim świetnie odnaleźć. A badania wskazują, że te organizacje, które pracują hybrydowo, są też bardziej zwinne. Czyli przejście przez kolejną zmianę jaką jest model pracy hybrydowej też nas uelastycznienia i powoduje, że w kolejnej zmianie jesteśmy skuteczni. Więc z innymi zmianami, które przed nami są i które są związane z biznesem, który się bardzo szybko zmienia - też sobie bardzo dobrze radzimy.

Co na koniec powiedziałabyś liderom, którzy stoją tuż przed wdrożeniem hybryd w swoich zespołach, w swoich organizacjach? Jakie słowa otuchy i wsparcia przekazała byś im?

Przede wszystkim powiedziałabym, że to się sprawdza, że są już tacy, którzy mają ten etap za sobą. Że bardzo pomaga otwartość, otwarta głowa, otwartość na zmianę, włączenie zespołu. Danie przestrzeni do tego, żeby zespół przyszedł z wieloma propozycjami. Jeżeli mamy wątpliwości, jeżeli mamy takie momenty zawahania to, żeby opierać się na innych liderach, którzy sobie z tym poradzili, albo którzy obok nas pracują i mogą mieć jakieś pomysły na to co nas najbardziej niepokoi.

I również, żeby szukać wiedzy, bo myślę, że w ciągu ostatnich dwóch lat, udało nam się wprowadzić zupełnie nowe nawyki, jeżeli chodzi o szybkie uczenie, o taki micro-learning. Jest dużo źródeł, z których możemy korzystać i naprawdę czerpać sporo informacji jak to zrobić, czego też nie robić. I przede wszystkim testujmy, testujmy. Róbmy sobie też takie sesje feedbackowe z zespołem po to, żeby zobaczyć co się sprawdza, a co się nie sprawdza. Bo to jest moim zdaniem taka zmiana, która na pewno nas zaskoczy jeszcze wieloma elementami. Dla wszystkich jest nowa. Tutaj nie ma absolutnie takich już pełnych 12 miesięcy pracy hybrydowej, żebyśmy powiedzieli sobie że wszystko już przeszliśmy. Także otwartość, elastyczność, uczenie się i przyznawanie się do tego, czego jeszcze nie wiem, to moim zdaniem są takie dobre, sprawdzone recepty jak w każdej zmianie.

Bardzo dziękuję za tę inspirującą rozmowę i za przekonanie menedżerów, liderów, że to wszystko może się udać.

Na pewno może się udać! Dziękuję bardzo.